Wer sich selbstständig macht, hat in den ersten Wochen genug um die Ohren: Gewerbeanmeldung, Krankenversicherung, erste Kunden, Steuernummer beantragen. Das Thema Bankkonto rutscht dabei oft ans Ende der Liste – und wird dann schnell abgehakt. Meistens läuft es so: Das vorhandene Privatkonto wird einfach weitergenutzt, weil die Eröffnung eines separaten Kontos nach unnötigem Aufwand klingt. Ist ja nicht so dringend. Wird schon irgendwie gehen.
Dieser Gedankengang ist verständlich und in vielen Fällen auch nicht sofort fatal. Aber er kostet – nicht im ersten Monat, sondern schleichend. An Nerven, an Zeit und irgendwann auch an echtem Geld.
Die Frage "Privat- oder Geschäftskonto?" ist keine rein formale Kleinigkeit. Sie berührt Haftung, Buchhaltungsaufwand, Außenwirkung und die Bankbeziehung gleichermaßen. Und die Antwort hängt weniger von der Rechtsform ab als die meisten denken.
Was das Gesetz sagt – und was Banken daraus machen
Gesetzlich vorgeschrieben ist ein separates Geschäftskonto nur für Kapitalgesellschaften: GmbH, UG, AG. Wer eine GmbH gründet, muss das Stammkapital auf ein Geschäftskonto einzahlen – ohne diesen Schritt gibt es keine Eintragung ins Handelsregister. Das ist eindeutig und nicht verhandelbar.
Für alle anderen – Einzelunternehmer, Freiberufler, GbR-Gesellschafter – gibt es keine gesetzliche Pflicht. Ein Einzelunternehmer darf sein Privatkonto für geschäftliche Zwecke nutzen. Das Finanzamt hat dagegen grundsätzlich nichts einzuwenden, solange die Buchführung ordentlich ist und private und geschäftliche Transaktionen klar unterscheidbar bleiben.
Banken sehen das anders. Viele Privatkonten schließen in ihren AGB die gewerbliche Nutzung ausdrücklich aus – manchmal mit dem Recht, das Konto zu kündigen, wenn sie eine solche Nutzung feststellen. Wie aktiv Banken das tatsächlich überwachen, variiert stark. Manche schauen weg, andere schicken nach einigen Monaten mit auffälligen Umsatzmustern ein formelles Schreiben. Wer regelmäßig Rechnungsbeträge von Firmenkunden empfängt, bewegt sich in einer rechtlichen Grauzone – nicht gegenüber dem Finanzamt, aber gegenüber der Bank. Das ist der erste gute Grund für ein separates Konto: Klarheit über die Vertragsbeziehung, bevor diese Klarheit erzwungen wird.
Der Buchhaltungsalptraum, der sich ankündigt
Wer Einnahmen und private Ausgaben auf demselben Konto mischt, schafft sich ein Problem – eines, das zunächst beherrschbar wirkt und dann irgendwann im März vor der Steuererklärung explodiert.
Das Problem ist nicht das Mischen an sich, sondern die Rekonstruktion im Nachhinein. Jede Transaktion muss einzeln bewertet werden: Ist das eine Betriebsausgabe oder privater Konsum? War das Essen mit dem Kunden geschäftlich oder privat? Gehört diese Software-Abbuchung zum Unternehmen oder war das ein privates Abonnement? Was harmlos klingt, wird bei 150 oder 200 Transaktionen pro Monat zur echten Fleißarbeit – und zur Fehlerquelle.
Ein separates Geschäftskonto löst dieses Problem strukturell. Alles, was dort ein- und ausgeht, ist per Definition geschäftlich. Private Entnahmen werden als solche gebucht, alles andere ist Betrieb. Der Steuerberater – oder die eigene Buchhaltungssoftware – arbeitet mit sauberen Daten statt mit einem Gemischtwarenladen. Das spart Stunden, reduziert Fehler und senkt im besten Fall die Steuerberaterrechnung.
Dazu kommt ein psychologischer Effekt, den Selbstständige oft unterschätzen: Wer ein separates Konto hat, sieht sofort, wie viel Geld das Unternehmen tatsächlich erwirtschaftet hat – und wie viel davon für Steuern, Sozialversicherung und laufende Kosten reserviert bleiben muss. Wer alles auf einem Konto hat, neigt dazu, den Gesamtsaldo als verfügbares Geld zu interpretieren. Das endet dann regelmäßig damit, dass die Umsatzsteuervoranmeldung fällig wird und das Geld irgendwie nicht mehr da ist. Kein Einzelfall, sondern ein bekanntes Muster.
Welches Konto für wen – und was die Anbieter verschweigen
Der Markt für Geschäftskonten hat sich in den letzten Jahren dramatisch verändert. Noch vor zehn Jahren war weitere Informationen ein Geschäftskonto bei einer Filialbank fast alternativlos – und entsprechend teuer. Monatliche Grundgebühren von 15 bis 30 Euro, Buchungsposten-Gebühren, Kontoführungsgebühren on top. Für einen Freelancer mit überschaubarem Transaktionsvolumen war das schlicht überdimensioniert.
Heute gibt es eine Reihe von Anbietern, die Geschäftskonten für Selbstständige und Kleinunternehmer zu deutlich günstigeren Konditionen anbieten. Kontist, Holvi, Fyrst oder Qonto haben sich auf genau diese Zielgruppe spezialisiert – mit integrierten Buchhaltungsfunktionen, automatischer Belegerfassung und Schnittstellen zu gängiger Buchhaltungssoftware wie Lexoffice oder sevDesk. Das klingt nach Marketing, ist aber in der Praxis tatsächlich ein Mehrwert: Wer Belege direkt in der Banking-App fotografieren kann und sie automatisch der richtigen Buchung zugeordnet bekommt, spart echte Zeit.
Was diese Anbieter weniger laut kommunizieren: Sie sind oft keine vollständigen Banken im traditionellen Sinne, sondern arbeiten mit Partnerbanken im Hintergrund. Das bedeutet in der Praxis, dass Einlagen zwar durch die europäische Einlagensicherung geschützt sind, aber bestimmte Leistungen – etwa Kreditlinien oder klassische Finanzierungsprodukte – nicht oder nur eingeschränkt verfügbar sind. Für einen Freelancer, der nur überweisen und empfangen möchte, ist das kein Problem. Für jemanden, der mittelfristig einen Betriebsmittelkredit braucht, kann die fehlende Beziehung zu einer klassischen Bank später zum Engpass werden.
Traditionelle Banken haben diesen Druck gespürt und ihre Angebote für Selbstständige überarbeitet. Commerzbank, Sparkassen und einige Volksbanken bieten mittlerweile Einstiegsmodelle an, die preislich kompetitiver sind als früher – und die den Vorteil einer etablierten Bankbeziehung mitbringen, was bei Finanzierungsfragen relevant werden kann.
Die Entscheidung hängt letztlich davon ab, was man heute braucht und was man morgen brauchen könnte. Ein Webdesigner, der alleine arbeitet, fünf Stammkunden hat und nie einen Kredit brauchen wird, ist mit einem Fintech-Geschäftskonto gut bedient. Ein Handwerksbetrieb, der in zwei Jahren eine Maschine finanzieren möchte und dafür eine Bankbeziehung aufbauen muss, investiert besser von Anfang an in diese Beziehung – auch wenn das kurzfristig etwas mehr kostet.
Es gibt noch einen Aspekt, der selten erwähnt wird: die Außenwirkung. Wer als Dienstleister eine Rechnung mit einer IBAN ausstellt, die eindeutig auf ein Privatkonto hinweist, signalisiert manchmal unbeabsichtigt, dass das Unternehmen noch in den Anfängen steckt. Das ist keine harte Regel, und viele Kunden achten nicht darauf. Aber in manchen Branchen – Unternehmensberatung, Agenturdienstleistungen, B2B-Geschäft – wirkt ein Geschäftskonto professioneller. Und Professionalität ist manchmal nicht nur Wahrnehmung, sondern auch Verhandlungsposition.
Was in jedem Fall gilt: Das Konto sollte eröffnet sein, bevor die ersten Rechnungen rausgehen. Nicht danach. Wer mit der Buchhaltung bei null anfängt und saubere Kontoauszüge vom ersten Tag an hat, ist in einer fundamental anderen Position als jemand, der sechs Monate später versucht, rückwirkend Ordnung in ein gemischtes Privatkonto zu bringen. Der Aufwand für eine Kontoeröffnung ist einmalig und dauert heute bei den meisten Anbietern weniger als eine Stunde. Der Aufwand für die Rekonstruktion chaotischer Buchhaltung ist es definitiv nicht.